Formularios en su sitio web

Un formulario es un conjunto de preguntas que usted crea una sola vez. Póngalo en una página de su sitio web y cualquier visitante puede completarlo, sin necesidad de una cuenta de Psalmly. Una inscripción de voluntarios, una solicitud de uso de instalaciones, una consulta para el preescolar, una tarjeta de "cuéntenos sobre usted" para quienes llegan por primera vez.

Los formularios están en Formularios, en el menú lateral de administración. Ponerlo frente a las personas toma tres pasos, y el tercero es el que la gente olvida:

1. Crear las preguntas.
2. Empezar a recibir respuestas.
3. Agregarlo a una página: mientras ninguna página tenga su formulario, nadie puede llegar a él.

Dos maneras de usar un formulario

Su lista de Formularios es una sola biblioteca, y cada formulario se puede usar de dos maneras:

• En una página de su sitio web: cualquier visitante puede completarlo, haya iniciado sesión o no. De eso trata este artículo.
• Adjunto a un evento: los miembros lo completan para inscribirse, y puede limitar los cupos. Vea Inscripciones, formularios y capacidad de los eventos.

El mismo formulario puede hacer las dos cosas a la vez (un formulario de exención adjunto a dos eventos y abierto en su sitio web), y su fila muestra los dos usos. El conteo de respuestas de la fila los suma.

Crear las preguntas

Haga clic en Nuevo formulario para empezar, o en Editar formulario desde el menú de la fila de un formulario. Póngale un nombre (los visitantes lo ven como título) y una descripción opcional, y luego agregue preguntas. Cada una tiene una etiqueta, un tipo y un selector Obligatoria / Opcional.

Hay nueve tipos de pregunta:

• Texto corto y Texto largo: una línea o un cuadro para un párrafo.
• Correo electrónico, Teléfono, Número, Fecha: se revisan mientras se escriben, así que recibe respuestas que sirven.
• Opción múltiple: elegir una de su lista de opciones.
• Casillas: elegir cualquier cantidad de su lista.
• Sí / No.

Arrastre las preguntas para cambiar su orden, o muévalas con los botones de cada fila. Editar un formulario lo cambia en todos los lugares donde se usa a la vez, incluso en cualquier página que ya lo tenga: una pregunta que reformula a mitad de temporada queda reformulada en el sitio web de inmediato, y las respuestas ya enviadas siguen unidas a la pregunta que respondieron.

Abrir un formulario para recibir respuestas

Desde el menú de la fila de un formulario, elija Empezar a recibir respuestas. Eso abre su configuración, el mismo panel que Editar configuración vuelve a abrir después:

• ¿Está recibiendo respuestas?: Abierto significa que cualquiera que visite una página con el formulario puede completarlo y enviarlo. Cerrado se sigue mostrando en cualquier página que lo tenga, pero dice que está cerrado y no acepta nada nuevo.
• Abrirlo y cerrarlo en fechas fijas (opcional): un momento en que Empieza a recibir respuestas, un momento en que Deja de recibir respuestas, o los dos. Déjelos vacíos para "de inmediato" y "sin fecha de cierre".
• Cerrar después de esta cantidad de respuestas (opcional): útil para un autobús de 40 asientos. Cuando se alcanza, el formulario se cierra solo.
• Pedir nombre y correo electrónico. Si está activado, aparece un cuadro para nombre y correo encima de sus preguntas, para que sepa quién respondió. Si está desactivado, nadie tiene que decir quién es: úselo para una encuesta anónima.
• Lo que ven las personas después de enviarlo (opcional): aparece en la página en lugar del formulario. Si lo deja vacío, Psalmly da las gracias por usted. Nadie recibe por correo una copia de lo que envió.
• Conservar las respuestas por: vea más abajo.

Un formulario tiene una sola ronda de respuestas a la vez. Para empezar de cero el año próximo y conservar las respuestas de este año, mejor Duplique el formulario.

Poner el formulario en una página

Este es el paso que pone un formulario en su sitio web. Abrirlo para recibir respuestas decide si recibe respuestas; agregarlo a una página decide si alguien puede encontrarlo.

Vaya a Páginas, abra o cree una página, agregue un bloque Formulario y elija su formulario. Guarde la página. Si la página todavía es un Borrador, publíquela: un formulario en una página sin publicar no lo puede encontrar nadie.

Puede darle al bloque un título distinto si el nombre del formulario no queda bien en la página, y puede poner el mismo formulario en varias páginas: todas reúnen las respuestas en un solo conjunto.

Psalmly le avisa cuando algo no está bien. Un formulario que está recibiendo respuestas pero no está en ninguna página publicada lo dice en su fila ("Está recibiendo respuestas, pero todavía no está en ninguna página: nadie puede llegar a él"), con un enlace directo a sus páginas. Cada fila también indica dónde está su formulario: Todavía no está en una página, En Volunteer o En 3 páginas.

Quién puede completarlo

Cualquiera que pueda abrir la página. Su sitio web es público, así que un formulario en una página publicada está abierto a visitantes, miembros y desconocidos por igual, tengan o no una cuenta de Psalmly.

Psalmly no pone un muro de inicio de sesión ni una contraseña en un formulario. Si un formulario no es para todos, lo que usted controla es en qué página está, y puede quitarlo del sitio web en cualquier momento quitando el bloque de esa página, o hacer que deje de recibir respuestas con Dejar de recibir respuestas.

Cada formulario está protegido contra los robots de spam antes de enviarse cualquier cosa, así que no tendrá que leer basura.

Leer las respuestas

Abra las respuestas de un formulario desde su fila: haga clic en el conteo, o elija Ver las respuestas en su menú. Las nuevas llegan con una etiqueta de sin leer en la fila y en el enlace Formularios de su menú lateral.

Hay dos pestañas. Resumen se abre primero y muestra la forma de las respuestas, sumadas entre todas: una barra por opción en sus preguntas de elección, y respuestas de muestra en las de texto. Individuales es la tabla: una fila por respuesta, una columna por pregunta. Haga clic en una fila para leer la respuesta completa de esa persona; se marca como leída a medida que avanza.

En la pestaña Individuales puede limitar lo que está viendo:

• Buscar por nombre o correo electrónico.
• Mostrar Solo sin leer.
• Filtrar por una respuesta a una pregunta de elección: por ejemplo, todas las personas que eligieron sábado por la mañana.
• Filtrar por fecha: Últimos 7 días, Últimos 30 días o un rango que usted elija.
• Ordenar por Más recientes primero o Más antiguos primero.

Las respuestas pueden contener el nombre de un niño, un número de teléfono o una alergia, así que esta pantalla es privada por diseño: no hay enlace para compartir ni una vista pública.

Exportar las respuestas

En la parte superior de la pantalla de respuestas hay dos botones:

• Descargar CSV: una hoja de cálculo con una columna por pregunta. Útil para ordenar, imprimir una lista de control o entregársela a quien esté organizando la actividad.
• PDF: una tabla ordenada e imprimible con las mismas respuestas.

Desde la pestaña Individuales, los dos exportan exactamente lo que muestran sus filtros (solo este mes, por ejemplo, o solo las personas que eligieron una opción), y puede seleccionar filas con sus casillas para exportar solo esas. Desde Resumen, los dos exportan todas las respuestas del formulario.

Exporte antes de acortar el tiempo que se conservan las respuestas y antes de eliminarlas: "conservarlas" significa "llevárselas".

Cuánto tiempo se conservan las respuestas

Cada formulario tiene una opción Conservar las respuestas por: 30 días, 3 meses, 6 meses, 1 año, 2 años o 3 años. No existe "conservar para siempre": un formulario puede guardar datos personales de personas que nunca se registraron en nada, así que Psalmly le pide elegir un plazo y luego lo respeta.

Una limpieza cada noche elimina las respuestas más antiguas que el plazo. La pantalla de respuestas dice cuándo ocurrirá la próxima: "Las respuestas a este formulario se conservan por 365 días y después se eliminan automáticamente. La más antigua se elimina el 19 de septiembre de 2027."

⚠️ Acortar el plazo elimina las respuestas que ya son más antiguas que el nuevo plazo, en la limpieza de esa noche. Psalmly le avisa en el momento en que lo acorta. Exporte primero lo que necesite.

Cerrar, volver a abrir y empezar de nuevo

• Dejar de recibir respuestas cierra el formulario. Sigue en todas las páginas que lo tienen y dice que está cerrado: los visitantes ven que era algo real y que se lo perdieron, en lugar de encontrar un hueco donde antes estaba. Sus respuestas quedan intactas.
• Volver a recibir respuestas lo vuelve a abrir.
• Un formulario también se cierra solo cuando llega a la cantidad de respuestas que usted fijó, o cuando pasa su hora de cierre.
• Para quitarlo del sitio web por completo, quite el bloque Formulario de la página. Eso no cambia nada de las respuestas que ya recibió.

Eliminar las respuestas y eliminar el formulario

Son dos cosas distintas, y las dos son permanentes.

Eliminar todas las respuestas está al final de la pantalla de respuestas, donde puede ver lo que va a eliminar. Le pide confirmar y antes las cuenta. El formulario, sus preguntas y su configuración se quedan, y sigue recibiendo respuestas nuevas.

Eliminar en el menú de la fila de un formulario destruye el formulario mismo: sus preguntas, su configuración y todas las respuestas que se enviaron por medio de él, incluidas las de los eventos. La confirmación nombra todo lo que se llevará. Si solo quiere quitarlo de en medio, Archivar lo conserva junto con sus respuestas, y puede restaurarlo después.

⚠️ Archivar un formulario también lo quita de su sitio web. Una página que tiene un formulario archivado no muestra nada donde estaba, así que Psalmly le pregunta primero cuando un formulario está en línea en una página publicada.