Llevar el control de los gastos

Las ofrendas le dicen lo que entró; Finanzas es donde lleva el control de lo que sale. Registre un gasto, tómele una foto al recibo, y Psalmly lo suma a los saldos de sus fondos y a un informe listo para la junta. Lo encuentra en Finanzas, en la barra lateral de administración, justo debajo de Ofrendas. Registrar gastos es parte de los libros de la iglesia, que vienen con los planes Community y Growth, y Finanzas es solo para la administración: los miembros nunca ven sus gastos.

En el plan Gratis, Finanzas sigue mostrando las entradas, los saldos de sus fondos, el registro de gastos, el informe para la junta y las exportaciones; Registrar un gasto y Fijar saldos iniciales muestran un candado, y una franja arriba de la página indica qué planes los incluyen. Todo lo que su iglesia registró antes se puede seguir leyendo y exportando. Vea Administrar su plan y la facturación.

Una aclaración sobre los recibos: adjuntar uno, y abrirlo después, requiere el mismo acceso a finanzas que pide la página Ofrendas (su pastor o pastora principal siempre lo tiene y se lo puede dar a otras personas de la administración). Quien no lo tenga igual puede registrar, editar y leer todos los gastos, pero no la imagen del recibo.

Finanzas no es, a propósito, un programa de contabilidad. No hay partida doble, no hay conciliaciones, no hay nada que configurar: solo un registro claro de los gastos de su iglesia que puede exportar para quien lleva la tesorería o la contabilidad en cualquier momento.

Las entradas vienen de Ofrendas

Arriba de la página verá Entradas, Salidas y Neto del período que está viendo. Las entradas se leen directamente de sus registros de ofrendas (las ofrendas en línea y el efectivo y los cheques que haya registrado), así que nunca hay que volver a ingresar nada aquí. Si necesita registrar la ofrenda del domingo, eso se hace en Ofrendas; vea Registrar ofrendas en efectivo y con cheque.

Algo que conviene saber sobre el Neto: un mes en que gastó más de lo que entró muestra un simple signo menos, con calma, en texto normal. Las iglesias tienen meses en déficit todo el tiempo (una temporada de obras, la factura anual del seguro), y Finanzas lo trata como algo normal, no como una alarma.

Registrar un gasto

Haga clic en Registrar un gasto y complete el formulario corto:

• Recibo: si quiere, adjunte una foto o un PDF. Los recibos quedan privados para su administración y se muestran desde el gasto más adelante, así que el papel puede ir a un cajón.
• Monto y fecha: lo que se pagó y cuándo.
• Proveedor / pagado a: a quién fue el dinero ("Hobby Lobby", "Servicios públicos de la ciudad de Austin").
• Categoría: elija una de nueve categorías sencillas: Suministros, Instalaciones y servicios, Adoración y música, Eventos y hospitalidad, Misiones y benevolencia, Oficina y administración, Personal y honorarios, Equipo y Otro. La lista es corta a propósito: basta para hacer un informe útil sin convertirse en un plan de cuentas.
• Fondo: si el gasto salió de un fondo específico (por ejemplo, el fondo de construcción), indíquelo aquí para que el saldo de ese fondo sea exacto. Todo lo demás puede quedar en Sin asignar / general, la opción predeterminada.
• Método de pago y una nota: los dos son opcionales.

Se guarda al instante, y el gasto aparece de inmediato al principio de su registro.

Leer un recibo

La IA de Psalmly puede leer el recibo por usted. Adjunte la foto o el PDF, presione Leer el recibo, y el monto, la fecha, el proveedor y una categoría sugerida se completan solos. Cada lectura usa un crédito de IA de la asignación mensual de su iglesia (la misma de la que usa el asistente), así que si ya se gastaron los créditos del mes, la lectura se lo dirá y puede escribir los datos a mano. Una lectura es una ayuda para empezar, no un gasto terminado: revise rápido cada campo, sobre todo la categoría, antes de guardar. No se registra nada hasta que usted lo confirme.

El registro de gastos

Todos los gastos que registró están en la tabla al final de la página. Sigue el rango de fechas que eligió arriba (este mes, de forma predeterminada), y puede filtrarlo más por fondo, por categoría o buscando en el proveedor o la nota. Haga clic en cualquier fila para ver todos los datos, incluido el recibo, que se muestra con un enlace privado que vence, nunca con uno público.

Corregir errores

Desde los datos de un gasto puede Editarlo (el formulario vuelve a abrirse con todo completado) o Eliminarlo. Una eliminación se puede deshacer por un momento desde el aviso que aparece, así que un error de dedo no es una crisis. Las ediciones y las eliminaciones se reflejan solas en los saldos de sus fondos y en sus informes. En el plan Gratis, un gasto se abre con todos sus datos, recibo incluido, pero sin Editar ni Eliminar.

Lo que Finanzas es (y lo que no es)

Finanzas es una ayuda para llevar registros, no contabilidad certificada. No concilia su estado de cuenta bancario ni presenta nada por usted, pero le da a quien lleva la tesorería un registro claro y exportable, y a su junta un panorama mensual claro. Para el cálculo de los saldos y el informe en sí, vea Saldos de los fondos y saldos iniciales y El informe para la junta y las exportaciones.

En la app de Psalmly

En Community y Growth, Más → Finanzas → Registrar un gasto, en el lado Administrar, registra uno desde su teléfono, con una foto del recibo. Ver gastos los muestra. La edición, la eliminación y la exportación de gastos se hacen en una computadora.