El informe para la junta y las exportaciones

Cuando llega la reunión administrativa mensual, las cifras que su junta quiere ver (lo que entró, lo que salió y lo que queda en cada fondo) están a un clic de distancia. El menú Exportar en la parte superior de su página de Finanzas ofrece dos cosas: un informe para la junta en PDF y sus gastos en una hoja de cálculo CSV. Ambos están en todos los planes, incluido el plan Gratis.

Elegir el período

Las dos exportaciones siguen el rango de fechas elegido en la parte superior de la página: Este mes (la opción predeterminada), Mes pasado, Este año o un rango personalizado que usted elige en el calendario. Elija primero el período y luego exporte: un informe de junio abarca del 1 al 30 de junio, sin importar en qué fecha estemos hoy.

Qué contiene el informe para la junta

El informe se abre con una vista previa para que pueda revisarlo antes de descargarlo. Contiene:

• Totales del período: dinero que entró, dinero que salió y el neto. La cifra de entradas también muestra cuánto vino de ofrendas en línea y cuánto de efectivo y cheques registrados. Un neto negativo se imprime tal cual: un mes con déficit es información para su junta, no una alarma.
• Ofrendas por fondo: a dónde se destinaron las ofrendas del período.
• Gastos por categoría: en qué se fue el dinero, agrupado con las mismas categorías que usted elige al registrar.
• Saldos de los fondos al cierre del período: el saldo inicial de cada fondo, todo lo que se ofrendó a él y todo lo que se gastó de él desde que usted fijó los saldos iniciales, y el saldo resultante, para que la junta vea cómo estaban las cosas al cierre del período (no cómo cambian después). Son totales acumulados, así que a propósito no coinciden con las cifras solo del período de "Ofrendas por fondo" más arriba.
• Ofrendas en línea: conciliación de comisiones: para las iglesias que reciben ofrendas en línea, lo que entró en línea, lo que se llevó el procesamiento de tarjetas y cuentas bancarias, lo que se llevó la comisión de la plataforma Psalmly (si su plan la tiene) y el monto estimado que de verdad llegó a su banco. Las iglesias que solo reciben efectivo y cheques no verán esta sección.

El informe mismo incluye dos aclaraciones: las cifras de entradas son los montos de las ofrendas menos los reembolsos, pero antes de las comisiones de procesamiento (la sección de conciliación de arriba es donde se cuentan), y su cifra de procesamiento es una estimación basada en las tarifas publicadas, así que su panel de Stripe tiene el número exacto. El pie de página recuerda a los lectores que es una ayuda para llevar registros preparada por su iglesia, no un estado financiero certificado.

Un informe para la junta no es un resumen anual de ofrendas

Son dos documentos distintos para dos lectores distintos, y vale la pena no confundirlos:

• El informe para la junta es un resumen de toda la iglesia: el dinero que entra, que sale y que hay disponible, para su liderazgo. Nunca enumera a cada ofrendante.
• Un resumen anual de ofrendas es un registro de fin de año, por persona, de las ofrendas de un solo ofrendante, para esa persona y su declaración de impuestos. Los miembros descargan el suyo; vea Recibos y resúmenes anuales de ofrendas.

El informe incluso lo dice en su primera página, para que una copia que termine en las manos equivocadas no se confunda con algo que no es.

La exportación CSV

Descargar CSV le da todos los gastos del rango elegido en una hoja de cálculo sencilla: fecha, proveedor, categoría, fondo, método de pago, monto y nota, lista para su tesorero, su contador o la herramienta que prefieran. Por largo que sea el registro, la exportación lo incluye completo.

Hay un segundo botón Exportar CSV en la tarjeta de Gastos. Ese exporta exactamente lo que está en pantalla, con los filtros aplicados: útil cuando su tesorero solo quiere el fondo de construcción. El menú Exportar de la parte superior siempre le da el rango completo.

Si lo que necesita es una hoja de cálculo de ofrendas, eso está en la página de Ofrendas; vea Seguimiento de ofrendas, reembolsos e informes. Para las ofrendas por persona (lo que cada persona ofrendó entre dos fechas cualesquiera, con una columna por fondo y resúmenes para todos), vea Ofrendas por persona; el informe para la junta en sí nunca enumera a cada ofrendante.

Cómo obtener buenas cifras

El informe solo es tan completo como lo que se registra, así que dos hábitos lo mantienen confiable: registre la ofrenda del plato cada semana (vea Registrar ofrendas en efectivo y con cheque) y fije sus saldos iniciales una sola vez para que las cifras de los fondos coincidan con el banco (vea Saldos de los fondos y saldos iniciales). Haga esas dos cosas y el informe mensual se vuelve un trabajo de un clic. Ambas forman parte de los libros de la iglesia, en los planes Community y Growth; en el plan Gratis, el informe incluye sus ofrendas en línea y todo lo registrado antes.