Inscripciones, formularios y capacidad de los eventos

Cuando crea un evento, usted decide cómo participan las personas. Abra la tarjeta ¿Cómo participan las personas? del editor de eventos y elija uno de tres modos.

Los tres modos de asistencia

• Abierto: sin inscripción. El evento simplemente aparece en el calendario; los miembros pueden agregarlo a su calendario y compartirlo. Úselo para cualquier cosa abierta a todas las personas.
• Confirmar asistencia: un conteo sencillo. Los miembros tocan Asistiré, Tal vez o No asistiré y pueden cambiar su respuesta en cualquier momento. No hay formularios.
• Formulario de inscripción: los miembros completan uno o más formularios para reservar un lugar. Úselo cuando necesite datos (información de campistas, una autorización, necesidades de alimentación).

Puede cambiar el modo de un evento más adelante, pero tenga cuidado: al dejar Formulario de inscripción se quitan todos los formularios adjuntos y se eliminan para siempre todas las respuestas ya enviadas. No se puede deshacer, así que exporte las respuestas primero (vea Ver y exportar las respuestas de un formulario). Psalmly le pide que confirme y le dice cuántas respuestas se eliminarán. Los formularios en sí se quedan en su biblioteca.

Eventos con confirmación de asistencia que se repiten

Cuando un evento con confirmación de asistencia se repite, aparece la opción La confirmación de asistencia es para: Toda la serie (la predeterminada: una respuesta cubre todas las fechas) o Cada fecha (los miembros responden por cada fecha por separado, y la capacidad se cuenta por fecha). Si cambia esto más adelante, se borran las confirmaciones de asistencia que ya tiene el evento, así que Psalmly le pide confirmar primero.

Adjuntar formularios de inscripción

Con Formulario de inscripción seleccionado, aparece un panel para adjuntar. Puede:

• Adjuntar un formulario de su biblioteca de Formularios: el mismo formulario (una autorización que usa siempre, por ejemplo) se puede adjuntar a muchos eventos.
• Crear un formulario nuevo ahí mismo, sin salir del editor.
• Reordenar los formularios adjuntos arrastrándolos: ese es el orden en que los ven los miembros.
• Adjuntar varios formularios a un evento (por ejemplo, una autorización y un formulario de datos).
• Quitar un formulario con la × de su fila. Cuidado: quitar un formulario adjunto también elimina para siempre todas las respuestas enviadas a él para este evento, y ocurre en cuanto guarda, sin pedir confirmación. Exporte primero si necesita las respuestas.

Obligatorio u opcional

Cada formulario adjunto tiene un selector Obligatorio / Opcional:

• Los formularios obligatorios definen el lugar: un miembro no queda inscrito hasta completar todos los formularios obligatorios.
• Los formularios opcionales se pueden llenar en cualquier momento y no frenan la inscripción.

La inscripción de un miembro se considera completa cuando terminó todos los formularios obligatorios. Al menos un formulario tiene que ser Obligatorio para que la inscripción (y la capacidad) signifiquen algo: si todos los formularios adjuntos son Opcionales, nadie cuenta nunca como inscrito y el límite de capacidad no hace nada. (Para ver cómo se ve esto desde el lado de los miembros, consulte la guía para miembros Confirmar asistencia e inscribirse en eventos.)

Fijar un límite de capacidad

En los eventos con Confirmar asistencia y Formulario de inscripción, un campo Capacidad le permite poner un tope a las inscripciones. Déjelo en blanco para que no haya límite.

La capacidad se aplica sola: cuando un evento se llena, no se aceptan más inscripciones:

• En un evento con confirmación de asistencia, la capacidad cuenta a las personas que marcaron Asistiré (Tal vez y No asistiré no ocupan lugar). Cuando se llena, los miembros ya no pueden marcar Asistiré por primera vez.
• En un evento con inscripción, la capacidad cuenta a los miembros que completaron todos los formularios obligatorios. Cuando se llena, la inscripción se cierra para personas nuevas.

Algunas cosas que conviene saber:

• Todavía no hay lista de espera: lleno simplemente significa cerrado a inscripciones nuevas.
• Bajar la capacidad por debajo del número actual nunca saca a nadie que ya se inscribió; solo frena las inscripciones nuevas.
• Quien ya tiene un lugar nunca queda bloqueado: puede seguir cambiando su confirmación de asistencia o editando sus formularios.
• La capacidad es por evento de forma predeterminada: en una serie que se repite, el límite cubre toda la serie, así que es más útil para eventos de una sola vez o de varios días (campamentos, cenas, retiros). La única excepción: un evento con confirmación de asistencia que se repite y está en Cada fecha aplica el límite a cada fecha (20 lugares cada semana, no 20 para toda la serie). Los eventos con formulario de inscripción siempre cuentan para toda la serie.
• Cancelar un evento cierra sus inscripciones de inmediato, sin importar la capacidad: sus botones de confirmar asistencia e inscripción se reemplazan con un aviso de que el evento se canceló. Vea Programar eventos para saber cómo funciona cancelar (y restaurar).

Seguir las inscripciones

Abra la página de detalle de un evento para ver un conteo de un vistazo: cuántas personas asistirán o están inscritas, con una barra de progreso y una etiqueta Sin lugares frente a la capacidad cuando la hay. En los eventos con formularios, cada formulario adjunto también muestra cuántas respuestas tiene. Para leer y exportar las respuestas en sí, vea Ver y exportar las respuestas de un formulario.

En un evento con confirmación de asistencia también tiene Quién asistirá: la lista completa de nombres, que puede filtrar por Asistiré / Tal vez / No asistiré y buscar, con un botón Exportar CSV para una lista de control que se puede imprimir. En un evento que se repite por fecha, el selector de fecha arriba en la página del evento elige qué lista de qué fecha ve.

En la app de Psalmly

En el lado Administrar, abra un evento en Eventos para ver cuántos lugares están ocupados y leer cada respuesta. La tabla completa y la exportación están en una computadora, en psalmly.app.