Su archivo de documentos

Toda iglesia tiene unos cuantos archivos que nunca puede perder: los estatutos, la carta 501(c)(3), los certificados de seguro, el contrato de arrendamiento del edificio, las actas de la junta y las políticas clave. Documentos es donde los guarda: seguros, en un solo lugar y fáciles de entregar a un nuevo tesorero o a un miembro de la junta. Lo encontrará en Documentos en la barra lateral de administración. Es solo para la administración y es gratis en todos los planes.

Es un estante ordenado, no un programa de archivo: una lista sencilla con unas pocas categorías sensatas, no carpetas dentro de carpetas que mantener.

Subir un archivo

Haga clic en Subir, elija un archivo y dedíquele un momento de atención:

• Archivo: PDF, archivos de Word y Excel, PowerPoint, imágenes o texto, de hasta 25 MB cada uno.
• Título: qué es, en palabras sencillas ("Seguro de responsabilidad civil 2026", "Estatutos, enmendados en 2025").
• Categoría: una de Gobierno, Finanzas, Seguros, Instalaciones, Políticas, Actas u Otro, para que los archivos relacionados queden juntos.
• Notas: opcional, para cualquier contexto ("original firmado en la caja fuerte de la oficina").
• Fecha de renovación: opcional pero muy útil; consulte más abajo.
• Fijar arriba: mantenga arriba los que usa más seguido.

Fechas de renovación

Algunos documentos vencen: seguros, licencias, el plazo de un contrato de arrendamiento. Ponga una fecha de renovación en esos y Psalmly los señala por usted en esta página: "por vencer" cuando la fecha está a unos dos meses o menos, "vencido" cuando ya pasó, además de un aviso en la parte superior y un filtro Por vencer para verlos con un solo clic.

Psalmly no le envía un correo ni una notificación sobre esto, así que vale la pena darle un vistazo a Documentos cuando se siente a revisar los libros.

Buscar y leer

Los documentos están en una sola lista, con sus archivos fijados arriba. Filtre por categoría con los botones de la parte superior, busque por título, nombre de archivo o notas, ordene por recientes, nombre o fecha de renovación, y cambie entre la vista de lista y la de cuadrícula. (Los archivos fijados suben en Todos; dentro de una sola categoría se ordenan con los demás). Abra uno para leerlo: los PDF y las imágenes se ven directamente en la página; los demás tipos se descargan. Cada enlace es privado y de corta duración: los archivos están en un almacenamiento seguro, solo para la iglesia, y nunca en una dirección web pública, así que un enlace no se puede reenviar para darle a alguien acceso permanente.

Editar, reemplazar y quitar

• Editar detalles: corrija un título, cambie la categoría, agregue una fecha de renovación, fije o desfije.
• Reemplazar archivo: cambie a una versión más reciente (un formulario firmado de nuevo, un certificado actualizado) conservando su título y su lugar en el estante.
• Eliminar: envía un documento a la Papelera, con un Deshacer por si fue un error. Puede restaurarlo desde la Papelera más tarde, o vaciar la papelera para quitar los archivos definitivamente.

Quién puede verlos

Solo la administración de su iglesia: nunca los miembros y nunca el público. El archivo es para los registros propios de la iglesia y las personas que los cuidan.