Administrar el directorio de su iglesia

El Directorio son las personas de su iglesia: todas las que se han unido, sus roles y los cargos que usted les da. Lo encuentra en Directorio en la barra lateral de administración. También es donde agrega a las personas que no usan la app, y donde decide qué personas de la administración pueden ver las ofrendas.

Quién es dueño de qué

El directorio sigue una regla sencilla que explica casi todo su funcionamiento: los miembros son dueños de su información personal, y la iglesia es dueña de su rol en ella.

• Los miembros administran su propio nombre, foto y datos de contacto (y si comparten un teléfono o correo). Usted siempre puede ver el correo de un miembro (así funcionan las invitaciones), pero no edita la información personal de nadie.
• Usted administra el rol y el cargo de cada persona: el lado de la iglesia en su membresía.

Las personas que no tienen cuenta son la excepción: como no hay nadie que administre sus propios datos, la iglesia los lleva también. Vea Personas sin cuenta.

Leer el Directorio

El encabezado cuenta a todas las personas de su Directorio, por ejemplo 61 personas · 48 se unieron en la app · 13 en su lista de personas. Es la misma cuenta que usa su plan: su plan cuenta a todas las personas de su Directorio, las que se han unido en la app y las que están en su lista de personas.

Los miembros se agrupan con Liderazgo primero (líderes, administración y cualquier persona con un cargo) y luego el resto de sus miembros, cada grupo en orden alfabético. Busque por nombre, o filtre por Todos / Liderazgo / Administración / Miembros. Haga clic en cualquier persona para abrir su perfil.

Las personas que agregó a la lista y que no usan la app aparecen en su propia sección "Lista de personas · sin cuenta", debajo de los miembros.

Agregar personas

Use Agregar personas arriba a la derecha. Hay dos tipos de personas, y van en lugares distintos:

• Invitar por correo electrónico: para cualquier persona que vaya a usar Psalmly. Recibe un correo, crea una cuenta y se une. Una invitación dirigida puede otorgar un rol de administración, y está vinculada a ese correo.
• Compartir su código para unirse: para llegar a todas las personas a la vez en lugar de a una por una. Imprima una hoja de bienvenida con un código QR para el tablero de anuncios o el boletín; cualquiera que la escanee puede solicitar unirse, y usted le aprueba. Vea Compartir su código para unirse.
• Agregar a la lista de personas: para quienes ofrendan o asisten pero no usan la app. Estarán en su Directorio y cuentan para su plan. No se envía ninguna invitación. Si agrega su correo, recibirán sus anuncios y su boletín semanal (y pueden darse de baja cuando quieran), y desde su perfil se les puede enviar una invitación más adelante. Vea Personas sin cuenta.

¿Trae una lista completa? La pantalla de invitación le permite pegar direcciones o subir un CSV u hoja de cálculo, y reparte cada fila en dos grupos (personas para invitar, que tienen correo, y personas para agregar a la lista, solo con nombre) que usted revisa antes de guardar. Antes de guardar, le dice cuánto suman las filas de la lista a la cuenta de su plan, por ejemplo Esto agrega 400 personas. Su plan incluye 50, y ahora tiene 30. Para preparar las invitaciones la primera vez, vea Crear su iglesia. Un envío lleva hasta 250 invitaciones a la vez: si su lista es más larga, envíela por partes. (Las personas que van a la lista en lugar de recibir una invitación no cuentan para ese límite).

Psalmly también revisa cada dirección de la lista. Una que no puede recibir correo (un error en el dominio, o un dominio sin servidor de correo) muestra Correo no válido en rojo. Haga clic para corregirla. Si la deja así, una persona que va a su lista igual entra en ella, pero no recibirá sus correos hasta que se corrija; su perfil dirá entonces No le hemos escrito. Vea Personas sin cuenta.

Roles: miembro, administración y líder

Cada persona tiene un rol, que decide lo que puede hacer:

• Miembro: participa en la vida de la iglesia (oración, eventos, grupos, ofrendas) pero no la administra.
• Administración: además puede administrar la iglesia: su sitio web, anuncios, eventos, grupos, personas y más.
• Líder: con los mismos permisos que los demás líderes. Los líderes pueden administrar a la administración y a otros líderes, invitar a cualquier persona, decidir quién ve las ofrendas y cerrar la iglesia.

Abra el menú ⋯ de cualquier persona (o su perfil) para cambiar un rol. Algunas protecciones lo mantienen seguro:

• Solo un líder puede cambiar roles, incluido hacer líder a alguien.
• Una iglesia siempre conserva al menos un líder: no puede quitar ni bajar de rol al último, así que ninguna iglesia se queda nunca sin responsable.

Cargos

Un cargo es el nombre que su iglesia le da a alguien: Pastor, Líder de alabanza, Diácono, Director de jóvenes. Es independiente de su rol de acceso: el cargo es lo que ve la congregación, mientras que el rol es lo que la persona puede hacer. (Quien dirige la alabanza podría tener el rol de miembro con el cargo "Líder de alabanza"). Un cargo nunca cambia lo que alguien puede ver: alguien con el cargo Diácono y el rol de miembro no ve las peticiones Solo el equipo de oración, que solo ve la administración.

Agregue o edite un cargo desde el perfil de una persona, o con el botón Agregar cargo en su fila. Los cargos aparecen en el directorio y ayudan a ordenar el liderazgo arriba.

Un cargo aquí es independiente del que aparece en su sitio web. Cuando agrega a alguien a su página Equipo, este cargo se copia como punto de partida, pero puede cambiarlo allí sin cambiarlo aquí, así que la misma persona puede ser "Líder de alabanza" para la congregación y "Director de música" en el sitio web.

Su sección pública "Nuestro equipo"

Quién aparece en su sitio web se administra en su propia página (Equipo, en Sitio web en la barra lateral), no desde el Directorio. El Directorio trata de quién está en su iglesia y qué puede hacer; Equipo trata de lo que dice su sitio web.

Los dos están separados a propósito. En la página Equipo, usted escribe el nombre, el cargo y una biografía corta, y sube la foto, para que su sitio pueda mostrar una buena foto de perfil en lugar de lo que alguien use como foto en la app. También elige el orden en que aparecen las personas.

Puede agregar a cualquier persona: un diácono de muchos años, un pastor emérito, un líder de alabanza voluntario. No necesitan una cuenta de Psalmly.

Nada queda en línea hasta que lo publica, y cualquier persona con cuenta puede quitarse cuando quiera. Si alguien lo hizo, su fila lo indica y solo esa persona puede volver a ponerse. Vea Qué aparece en su sitio web para el panorama completo.

Quién puede ver las ofrendas (acceso a finanzas)

Las ofrendas son delicadas, así que quién dio qué se limita a las personas de la administración a quienes usted se lo confía, no a toda la administración automáticamente.

• Un líder otorga o quita el acceso a finanzas de una persona de la administración desde su perfil en el Directorio. Los líderes siempre lo tienen.
• Con acceso, esa persona ve la página completa de Ofrendas: los nombres de quienes ofrendan, el registro de ofrendas y las ofrendas de cada persona. Sin él, los elementos Ofrendas y Ofrendas por persona simplemente no aparecen en su barra lateral.
• Los totales de toda la iglesia y el informe para la junta siguen abiertos para toda la administración en Finanzas: el acceso a finanzas solo protege la identidad de quienes ofrendan, nunca el panorama total del dinero que entra y sale.

Así, una persona voluntaria de la administración que lleva los eventos y los anuncios puede hacer su trabajo sin ver quién ofrenda, mientras que su tesorería y su pastor sí lo ven.

El Directorio guarda a las personas; Ofrendas guarda el dinero. El perfil de una persona en el Directorio muestra quién es y cómo comunicarse con ella, nunca lo que ofrendó. Para alguien de la administración con acceso a finanzas, cada perfil tiene una línea, Ofrendas · Ver sus ofrendas, que abre la página de ofrendas de esa persona (vea Ofrendas por persona). Quien no tiene acceso a finanzas no ve nada sobre ofrendas en el Directorio. Vea Depósitos, comisiones y adónde va su dinero y El informe para la junta y las exportaciones para el lado del dinero.

Lo que puede ver de los datos de contacto de un miembro

La línea de privacidad al pie del directorio lo dice con claridad: usted siempre ve el correo electrónico de todos (así funcionan las invitaciones), pero el teléfono de un miembro aparece solo cuando decide compartirlo. Los miembros administran sus propios datos de contacto y si aparecen en la lista: vea la guía para miembros, El directorio de su iglesia.

Quitar a alguien

Desde el menú ⋯ de una persona, Quitar de la iglesia le quita la membresía. Su cargo y su rol aquí se borran, sale de todos los grupos de esta iglesia, y sus inscripciones a eventos se liberan: eso deja libre el lugar y borra las respuestas que haya dado en el formulario de inscripción de un evento. Su cuenta de Psalmly y su información personal no se ven afectadas. No puede volver a unirse con su código para unirse: si quiere que vuelva, invítele, y al aceptar la invitación vuelve a entrar. Los grupos y las inscripciones no vuelven con la persona. Esta opción no sirve para quitar su propia membresía, y no puede quitar al último líder.

Si la persona estaba en su sitio web, sale de él de inmediato, pero la entrada se conserva, en Fuera de su sitio web en la página Equipo. No se pierde nada de lo que escribió sobre ella, así que si alguien se va y regresa, puede volver a ponerle justo donde estaba.

Invitaciones pendientes

Las invitaciones que envió y que todavía no se han aceptado se reúnen en una lista de Invitaciones pendientes, donde puede reenviar una (útil si dice Vencida: las invitaciones vencen después de unas dos semanas) o revocarla para que deje de funcionar. Cuando alguien acepta, pasa a sus miembros automáticamente.

Una invitación marcada Aún no enviada está guardada, pero su correo todavía no salió. Eso suele significar que salieron muchos correos de invitación en los últimos minutos, y el envío se detiene por un rato. Espere unos minutos y luego presione Reenviar junto a cualquiera de ellas: todas las invitaciones en espera salen juntas.

En la app de Psalmly

Abra su iglesia en la app de Psalmly en el lado Administrar y vaya a Personas para buscar en su Directorio y abrir los detalles de cualquier persona. Un líder puede cambiar allí el rol, el acceso a finanzas y el cargo de una persona, o quitarla de la iglesia.